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Post, Telefon, E-Mail & Messenger
Ob E-Mail, Anruf, Messenger wie WhatsApp oder echter Brief — die KI-Geschäftsstelle nimmt Anfragen auf allen Kanälen entgegen und beantwortet sie sofort und korrekt.
Neu · KI-Geschäftsstelle
Die Geschäftsstelle, die nie Feierabend macht.
Klubbies KI übernimmt Mitgliederanfragen, Beiträge und Papierkram für deinen Verein — rund um die Uhr, in eurem Ton. Du kümmerst dich um den Sport, den Rest übernehmen wir.
- DSGVO-konform, Server in der EU
- In 14 Tagen einsatzbereit
- Antwortet in SekundenMitglieder warten nie auf Rückmeldung
- Spart Ehrenamt-StundenWeniger Aufwand, mehr Verein
- Klingt wie ihrKlubbie kennt euren Verein
Was eine Geschäftsstelle kostet
Eine eigene Geschäftsstelle ist für kleine Vereine kaum bezahlbar.
Schon ein Minijob schlägt mit mehreren hundert Euro im Monat zu Buche — eine Teilzeitkraft mit weit mehr. Dazu Abgaben, Einarbeitung und die Frage: Wer springt bei Urlaub oder Krankheit ein?
Genau das Geld haben die meisten kleinen Vereine nicht.
| Posten | Klassische Geschäftsstelle | Klubbie · KI-Geschäftsstelle |
|---|---|---|
| Kosten | Mehrere hundert Euro im Monat | Bruchteil der Personalkosten |
| Nebenkosten | Lohnnebenkosten und Abgaben | Keine |
| Erreichbar | Nur zu Bürozeiten | Rund um die Uhr |
| Ausfall | Urlaub, Krankheit, Wechsel | Kein Ausfall, kein Wissensverlust |
| Buchhaltung | Extra-Aufwand für den Steuerberater | SKR 42, direkt an den Steuerberater |
Gerade für kleine Vereine gedacht: professionelle Geschäftsstelle, ohne das Budget einer Vollzeitstelle. Mit SKR-42-konformer Buchhaltung und direkter Schnittstelle zu Steuerberater oder Buchhaltungsbüro sparst du zusätzlich Zeit und Beratungskosten.
Leistungen
Alles, was eine Geschäftsstelle macht — nur ohne Wartezeit.
Die KI-Geschäftsstelle deckt den Alltag ab, der sonst am Ehrenamt hängen bleibt.
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Beiträge & SEPA
Fehlende Mandate anfordern, offene Beiträge nachfassen, Zahlungsläufe vorbereiten — freundlich und beharrlich. SKR-42-konform gebucht, direkt anschlussfähig an den Steuerberater.
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Erreichbar rund um die Uhr
Ob Sonntagabend oder Turniertag — die Geschäftsstelle ist da, wenn eure Mitglieder Fragen haben.
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Dokumente & Formulare
Bescheinigungen, Anmeldungen, Serienbriefe — auf Zuruf erstellt und sauber im richtigen Format.
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Termine & Events
Anmeldungen sammeln, Erinnerungen verschicken, Rückfragen klären — von der Jahreshauptversammlung bis zum Turnier.
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Delegieren & Freigaben
Bei sensiblen Themen delegiert die KI an Vorstand oder Kasse — mit Zusammenfassung im Gepäck — oder wartet vor kritischen Aktionen auf deine Freigabe.
Ihr behaltet die Kontrolle
Klubbie erledigt den Alltag. Du hast das letzte Wort.
Jeder Vorgang ist sichtbar. Was die KI vorschlägt, ist gestrichelt — was ausgeführt ist, durchgezogen.
Kleinkram
Sofort erledigt — nachvollziehbar und rückgängig zu machen.WhatsApp · Jana Albers21:14
Hallo! Ich brauche eine Mitgliedsbescheinigung für die Krankenkasse.
ErledigtVon Klubbie ausgeführt · KI
Mitgliedsbescheinigung an Jana geschickt
- KanalWhatsApp
- Antwort nach40 Sek.
DOC-2609-0142
Geld
Vorbereitet — ausgeführt erst nach Freigabe.Kasse · Monatsende30.09.
Beitragslauf für Oktober ist vorbereitet. 2 Mandate fehlen, Mitglieder sind angeschrieben.
Geld · Bestätigung nötigVorschlag von Klubbie · KI
Beitragslauf Oktober einreichen
- Lastschriften142
- Summe6.390,00 €
- Einzug am01.10.26
Geld bewegt Klubbie nur mit deiner Freigabe.
Heikles
An Vorstand oder Kasse übergeben.E-Mail · Familie Muster18:02
Wir können den Beitrag gerade nicht zahlen. Gibt es eine Möglichkeit, ihn zu stunden?
Das entscheide ich nicht allein
Antrag auf Beitragsstundung. Zusammenfassung und Beitragshistorie liegen bei.
Zuständig: Petra Schulz · Kasse
Module
Klubbie ist mehr als eine Geschäftsstelle.
Ein Baukasten für den ganzen Vereinsalltag. Du kombinierst genau die Module, die dein Verein braucht — alles greift ineinander.
KI-Platzbuchung
Flexible, KI-gestützte Buchung von Plätzen und Hallenzeiten — fair verteilt, ohne Doppelbelegung und Zettelwirtschaft. Auf Wunsch schaltet das Modul sogar das Hallenlicht mit — passende Hardware gibt’s günstig über uns.
Vereinswebsite
Klubbie erstellt deine Vereinswebsite automatisch — mit aktuellen Terminen, Teams und News, ohne dass jemand HTML anfassen muss.
Mehr erfahrenTrainingsplanung
Trainingszeiten, Gruppen und Trainer auf einen Blick geplant — inklusive Absagen, Vertretungen und Benachrichtigungen.
Arbeitsdienste
Arbeitsstunden organisieren, Schichten vergeben und Nachweise führen — automatisch nachgehalten, für alle transparent.
Mannschaftsmeldungen
Meldungen für den Spielbetrieb werden automatisch vorbereitet und eingereicht. Start mit Tennisvereinen — weitere Sportarten folgen.
Kiosk & Lieferanten
Vereinsheim-Kiosk verwalten und unkompliziert mit lokalen Lieferanten zusammenarbeiten — Bestellungen und Bestände an einem Ort.
Merchandise & Clubwear
Personalisierte Clubwear und Fanartikel im eigenen Shop anbieten und zusätzliche Einnahmen erzielen — produziert wird erst bei Bestellung. Kein volles Lager, kein Vorabinvest, kein Risiko.
Native Apps
Eigene Apps für iOS und Android — für Vorstand, Trainer und Mitglieder.
Migration inklusive
Wir holen deine Daten aus dem alten System und richten alles für dich ein.
Schnelle Produktentwicklung
Andere Workflows? Dank KI-getriebener Entwicklung setzen wir Feature-Wünsche schnell um.
So funktioniert's
In drei Schritten startklar.
Erzähl uns von eurem Verein
Im Kennenlerngespräch schauen wir, was heute die meiste Zeit kostet — und was die KI übernehmen soll.
Wir richten Klubbie ein
E-Mails, Beitragsdaten und euer Vereinston werden angebunden. Ihr gebt vor, was die KI darf.
Die Geschäftsstelle läuft
Ihr behaltet die Kontrolle und seht jeden Vorgang. Klubbie erledigt den Rest — und lernt mit.
Kontakt
Lernt Klubbie kennen.
Erzähl uns kurz von eurem Verein — wir zeigen euch in einem unverbindlichen Gespräch, wie Klubbie euch den Rücken freihält.
- DSGVO-konform, Server in der EU
- In 14 Tagen einsatzbereit
- Migration inklusive